Bản ghi nhớ, hay bản ghi nhớ, là một thông điệp được điều chỉnh cho phù hợp với một đối tượng cụ thể để thông báo cho họ về điều gì đó. Bản ghi nhớ là một tài liệu văn phòng chung, vì vậy chúng có thể bao gồm nhiều chủ đề khác nhau và được phân phối dưới dạng bản giấy, qua fax hoặc qua email. Nói chung, hình thức của bản ghi nhớ của bạn phụ thuộc vào tổ chức bạn làm việc và bản chất pháp lý của chủ đề. Bản ghi nhớ cải tạo tòa nhà nói chung là để thông báo cho người thuê, nhân viên, chủ sở hữu hoặc người lao động về việc cải tạo cần thiết sẽ ảnh hưởng đến môi trường của họ. Tìm hiểu cách viết bản ghi nhớ cho việc cải tạo tòa nhà.
Các bước
Bước 1. Yêu cầu bản sao của các bản ghi nhớ trước đó
Bạn có thể hiểu được giọng điệu và hình thức của tổ chức mình bằng cách xem các ví dụ về các thông báo trước đây. Yêu cầu cấp trên chỉ cung cấp những mẫu mà họ hài lòng.
Bước 2. Nhận bản sao của thông tin liên lạc cho tất cả những người bị ảnh hưởng bởi bản ghi nhớ này
Bạn sẽ cần gửi cho mỗi bên một bản sao và có thể mất vài ngày hoặc vài tuần để có được tất cả các địa chỉ hoặc email cần thiết.
Bước 3. Thu thập bất kỳ dữ kiện nào cần thiết để chứng minh sự cần thiết của việc cải tạo tòa nhà
Nếu một ban quản trị nhà ở hoặc căn hộ đã thông qua kiến nghị chấp thuận việc cải tạo, hãy yêu cầu một bản sao của kiến nghị đó để có thể yêu cầu hoặc phân phát. Việc cải tạo càng lớn, bạn càng cần nhiều bằng chứng.
Bước 4. Thiết lập thời hạn
Đối với những cải tạo lớn, bạn có thể muốn gửi trước bản ghi nhớ để họ có thể chuẩn bị những chỗ ở cần thiết. Nếu việc cải tạo diễn ra vào phút chót, hãy quyết định ngày và giờ nó sẽ diễn ra, bao gồm cả thời gian để mọi người dọn dẹp chỗ ở của họ.
Bước 5. Viết dàn ý cho bản ghi nhớ của bạn
Bất kỳ phần nào của văn bản kinh doanh được sử dụng để thuyết phục người đọc về điều gì đó. Dưới các tiêu đề, hãy tạo một bản nháp bao gồm chủ đề bản ghi nhớ, mô tả, thời hạn và ngày tháng, bằng chứng và thông tin liên hệ để theo dõi.
Bước 6. Cấu trúc bản ghi nhớ của bạn
Sử dụng biểu tượng và cấu trúc của công ty, nếu đó là một bản ghi nhớ được sản xuất dưới tên của một công ty. Sau đây là các hướng dẫn để định dạng bản ghi nhớ:
- Đặt tên người nhận ở góc trên bên trái của tài liệu xử lý văn bản. Nó có thể là một cái tên chung chung hoặc cụ thể, nhưng phải dễ nhận biết, để người đó biết bản ghi nhớ cải tạo tòa nhà có liên quan đến họ.
- Tiếp theo, nhập cá nhân, những người hoặc công ty đang viết bản ghi nhớ. Nếu bạn đang viết bản ghi nhớ cho một bộ phận hoặc công ty, bạn có thể cần phải yêu cầu phê duyệt trước khi gửi bản ghi nhớ dưới tên của người khác.
- Đặt ngày bên dưới. Bản ghi nhớ nên được tạo ra khá nhanh chóng, vì chúng thường yêu cầu ai đó thông báo về điều gì đó một cách kịp thời.
- Viết chủ đề của bản ghi nhớ cải tạo tòa nhà, sử dụng các từ mô tả tốt nhất có thể. Ví dụ: thay vì viết "Chủ đề: Cải tạo tòa nhà", hãy viết "Sửa chữa thang máy, từ 6 giờ sáng đến 8 giờ sáng ngày 30 tháng 8".
- Viết nội dung thư. Viết mục đích, tại sao việc cải tạo là cần thiết, tại sao việc cải tạo mang lại lợi ích cho người đọc và bằng chứng cần thiết, chẳng hạn như quy tắc xây dựng hoặc các vấn đề an toàn. Trực tiếp; cố gắng không bao gồm văn bản không hỗ trợ thông điệp của bạn.
Bước 7. Bao gồm các gạch đầu dòng hoặc danh sách, nếu cần
Mọi người có nhiều khả năng đọc các bản ghi nhớ không phải là các khối văn bản. Vì các bản ghi nhớ khá trang trọng, bạn có thể tạo danh sách có dấu đầu dòng hoặc sử dụng văn bản in đậm để đánh dấu một phần nhất định của thời hạn hoặc mục đích cải tạo.
Bước 8. Chỉnh sửa bản ghi nhớ của bạn thành 1 trang
Nếu bạn đang đưa một bản ghi nhớ cho nhiều người, cách tốt nhất để đảm bảo rằng họ sẽ đọc nó là giữ cho nó ngắn gọn. Nếu nó quá dài và mục đích không rõ ràng ngay lập tức, họ có thể bỏ nó đi cho đến khi họ có thời gian rảnh.
Điều này không đúng với bản ghi nhớ pháp lý và một số bản ghi nhớ của công ty bao gồm báo cáo xây dựng hoặc chuyển động của hội đồng quản trị. Đảm bảo rằng bạn biết khán giả của bạn đang mong đợi độ dài nào
Bước 9. Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong bản ghi nhớ của bạn
Nếu kỹ năng viết của bạn chưa vững, hãy giao cho cấp trên hoặc đồng nghiệp chỉnh sửa.
Bước 10. Ký tên vào thư
Sau khi nó được chấp thuận, bạn sẽ muốn ký và ghi ngày để nó chính thức. Bao gồm thông tin liên hệ của bạn và thông tin liên hệ của bất kỳ ai mà họ có thể đặt câu hỏi ở cuối bản ghi nhớ.
Bước 11. Bao gồm các tệp đính kèm cần thiết
In ra các bản sao của ghi nhớ và tệp đính kèm cho từng địa chỉ liên hệ của bạn. Ghim chúng vào bản ghi nhớ trước khi giao chúng.
Bước 12. Cung cấp bản ghi nhớ của bạn một cách kịp thời
Mọi người sẽ cần thời gian để lập kế hoạch trong quá trình cải tạo, vì vậy hãy cố gắng cung cấp thông tin cho họ khi nó được công bố.
