Cả cá nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ thường thuê các nhà thầu độc lập để giúp hoàn thành các dự án ngắn hạn và dài hạn. Với một nhà thầu độc lập, bạn không phải lo lắng về việc khấu trừ thuế lương. Để thuê một nhà thầu độc lập, hãy soạn thảo một hợp đồng xác định rõ mối quan hệ của bạn và công việc mà người đó sẽ thực hiện cho bạn. Khi nhà thầu của bạn đã hoàn thành công việc, hãy đảm bảo rằng bạn nộp các biểu mẫu thuế thích hợp và thực hiện bất kỳ khoản thanh toán cần thiết nào để bảo hiểm bồi thường cho người lao động.
Các bước
Phương thức 1/3: Giao kết hợp đồng pháp lý
Bước 1. Tìm kiếm trực tuyến các biểu mẫu hoặc mẫu
Khi bạn soạn thảo hợp đồng thuê một nhà thầu độc lập, bạn không cần phải bắt đầu lại từ đầu. Các cơ quan chính phủ, công ty luật và các dịch vụ pháp lý khác có sẵn các biểu mẫu miễn phí mà bạn có thể sao chép và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình.
- Mẫu được thiết kế cho các nhà thầu độc lập trong cùng một ngành sẽ dễ dàng hơn để bạn thích ứng. Ví dụ: nếu bạn đang thuê một nhà văn tự do để sản xuất nội dung cho trang web của mình, bạn không nhất thiết phải sử dụng mẫu thỏa thuận được thiết kế cho các nhà thầu xây dựng.
- Tốt nhất, bạn nên tìm một thỏa thuận được thiết kế để sử dụng tại tiểu bang nơi bạn sống (hoặc nơi công việc sẽ được thực hiện) và được soạn thảo hoặc xem xét bởi một luật sư.
Bước 2. Xác định các bên của thỏa thuận
Thỏa thuận của bạn nên bao gồm tên hợp pháp của cả bạn và nhà thầu độc lập của bạn. Nếu nhà thầu độc lập có LLC hoặc công ty, hãy sử dụng tên hợp pháp của doanh nghiệp thay vì tên cá nhân của nhà thầu.
Trong hợp đồng, người ta thường đánh vần tên pháp lý ban đầu và đề cập đến các bên bằng tiêu đề chung trong suốt phần còn lại của hợp đồng. Ví dụ: bạn có thể tự gọi mình là "khách hàng" và nhà thầu độc lập là "nhà thầu"
Bước 3. Bao gồm một khoảng thời gian cụ thể
Nói chung, khi bạn thuê một nhà thầu độc lập, bạn chỉ cần dịch vụ của họ trong một khoảng thời gian ngắn. Hợp đồng cần nêu cụ thể thời điểm bắt đầu quan hệ hợp đồng và khi nào thì kết thúc.
- Ngay cả khi bạn có ý định kết thúc hợp đồng khi công việc hoàn thành, bạn vẫn muốn có một thời hạn hợp đồng mà công việc đó phải được hoàn thành.
- Nếu bạn muốn mối quan hệ lâu dài hơn, hãy kiểm tra luật của tiểu bang của bạn hoặc tham khảo ý kiến luật sư việc làm để tìm hiểu xem có bất kỳ giới hạn nào trong tiểu bang của bạn về thời hạn hợp đồng hay không.
Bước 4. Mô tả công việc sẽ thực hiện
Hợp đồng của bạn nên bao gồm một phần trình bày cụ thể những gì nhà thầu sẽ làm cho bạn, bao gồm những gì họ sẽ chịu trách nhiệm và hiệu quả hoạt động của họ sẽ được đánh giá như thế nào.
- Nếu nhà thầu được yêu cầu sử dụng bất kỳ công cụ hoặc tài nguyên nào của riêng họ, hãy đưa thông tin này vào mô tả công việc của bạn.
- Bao gồm bất kỳ thông tin nào về cách thức công việc đã hoàn thành sẽ được gửi hoặc giao cho bạn, nếu cần.
Bước 5. Cung cấp các điều khoản thanh toán
Một phần trong thỏa thuận của bạn phải nêu cụ thể số tiền mà nhà thầu đang được thanh toán cho các dịch vụ của họ, cũng như thời điểm và cách thức bạn thanh toán. Bao gồm bất kỳ điều kiện nào bạn muốn đặt khi thanh toán cuối cùng.
- Ví dụ: nếu bạn đang thuê một nhà thầu để sửa sang lại nhà bếp của mình, bạn có thể thực hiện khoản thanh toán cuối cùng của mình cho nhà thầu tùy thuộc vào quá trình kiểm tra công việc.
- Bao gồm các phương thức thanh toán. Nếu bạn đang thanh toán thông qua một dịch vụ của bên thứ ba có tính phí, hợp đồng của bạn phải nêu rõ bạn hoặc nhà thầu có chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phí đó hay không.
Bước 6. Xác định người đó như một nhà thầu độc lập
Tất cả các thỏa thuận nhà thầu độc lập bao gồm ngôn ngữ pháp lý tuyên bố rằng người đó là nhà thầu độc lập chứ không phải nhân viên của bạn. Nó có thể bao gồm một mô tả ngắn gọn về các trách nhiệm mà nhà thầu có do mối quan hệ này.
- Trong một số trường hợp, chỉ cần bao gồm một tuyên bố có nội dung "Khi cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận này, các bên đồng ý rằng Nhà thầu là một nhà thầu độc lập và không phải là nhân viên của Khách hàng."
- Một số tiểu bang có thể yêu cầu ngôn ngữ cụ thể để tạo mối quan hệ nhà thầu độc lập. Đảm bảo rằng bất kỳ biểu mẫu hoặc mẫu nào bạn sử dụng được thiết kế để có giá trị pháp lý ở tiểu bang của bạn.
Bước 7. Nhận hợp đồng đã ký trước khi công việc bắt đầu
Việc ký hợp đồng trước khi nhà thầu độc lập bắt đầu công việc cho bạn đảm bảo rằng hợp đồng sẽ chi phối hợp pháp công việc được thực hiện. Nếu nhà thầu bắt đầu công việc trước khi ký hợp đồng, sau đó họ có thể tranh luận rằng họ đã đồng ý với một điều gì đó khác biệt.
Cả bạn và nhà thầu nên ký hợp đồng. Sau khi tất cả các chữ ký đã có, hãy sao chép hợp đồng đã ký cho nhà thầu và hồ sơ của chính bạn
Phương pháp 2/3: Xem xét các vấn đề về thuế
Bước 1. Sử dụng Mẫu SS-8 để nhận được quyết định chính thức từ IRS
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến việc liệu người bạn đã thuê sẽ được phân loại là một nhà thầu độc lập hay một nhân viên, IRS sẽ đưa ra quyết định cho bạn.
- Chỉ đơn giản gọi người đó là một nhà thầu độc lập có thể là không đủ. IRS đánh giá các sự kiện theo 3 hạng mục chung - kiểm soát hành vi, kiểm soát tài chính và loại mối quan hệ - để xác định xem ai đó có phải là nhà thầu độc lập hay không.
- Bạn hoặc nhà thầu có thể nộp Mẫu SS-8 bất kỳ lúc nào. Bạn đưa ra các dữ kiện về mối quan hệ trên biểu mẫu, sau đó IRS sẽ đánh giá các thông tin đó và quyết định xem người đó có phải là nhà thầu độc lập hay nhân viên hay không.
- Nếu bạn định nộp Mẫu SS-8, hãy làm càng sớm càng tốt. Có thể mất đến 6 tháng để IRS đánh giá biểu mẫu và đưa ra quyết định.
Bước 2. Yêu cầu nhà thầu điền vào Mẫu W-9
Mẫu W-9 được sử dụng để lấy tên pháp lý đầy đủ và mã số thuế của nhà thầu độc lập. Mã số thuế của nhà thầu có thể là số An sinh xã hội của họ hoặc số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN).
Khi nhà thầu trả lại W-9 của họ cho bạn, hãy giữ nó trong hồ sơ của bạn ít nhất 4 năm. Bạn có thể cần phải xuất trình nó cho IRS nếu có bất kỳ câu hỏi nào về thuế của bạn
Bước 3. Nộp Mẫu 1099-MISC nếu bạn trả cho nhà thầu nhiều hơn $ 600
Khi bạn trả tiền cho một nhà thầu độc lập, bạn phải nộp một bản khai đầy đủ thông tin cho IRS nêu rõ bạn đã trả cho họ số tiền bao nhiêu. Trên thực tế việc nộp thuế đối với khoản thu nhập đó là trách nhiệm của nhà thầu.
Bạn cũng có thể hoàn thành Biểu mẫu 1099 và gửi cho nhân viên, mặc dù bạn không bắt buộc phải làm như vậy
Bước 4. Nộp bất kỳ báo cáo cần thiết nào với tiểu bang của bạn
Đặc biệt nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể được yêu cầu nộp các báo cáo thông tin cho các sở lao động và thuế của tiểu bang của bạn nếu bạn thuê các nhà thầu độc lập.
- Để biết những báo cáo nào được yêu cầu, hãy kiểm tra với văn phòng thuế của tiểu bang của bạn hoặc cơ quan việc làm của tiểu bang của bạn.
- Các tiểu bang có thể có các quy định khác với IRS về việc một công nhân được phân loại là một nhà thầu độc lập hay một nhân viên vì thuế hoặc các mục đích khác. Tìm hiểu tại bộ phận lao động của tiểu bang của bạn, hoặc nói chuyện với một luật sư việc làm địa phương.
Bước 5. Kiểm tra luật của tiểu bang của bạn về bảo hiểm bồi thường cho người lao động
Ở một số tiểu bang, bạn phải trả tiền bảo hiểm bồi thường cho người lao động cho các nhà thầu độc lập. Để biết chắc chắn, hãy liên hệ với sở lao động của tiểu bang của bạn.
Bạn thường có thể sử dụng trang web của bộ để tìm hiểu xem bạn có cần phải trả tiền bồi thường cho người lao động hay không. Có thể có một danh sách các yếu tố cần xem xét hoặc một công cụ bạn có thể sử dụng để nhanh chóng đánh giá xem bạn có cần phải trả tiền bảo hiểm bồi thường cho người lao động hay không
Phương pháp 3/3: Chọn một nhà thầu độc lập để thuê
Bước 1. Xác định những gì bạn cần từ nhà thầu độc lập của bạn
Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm một nhà thầu độc lập, hãy dành một chút thời gian để tìm ra chính xác những kỹ năng mà họ sẽ cần để hoàn thành công việc mà bạn dành cho họ.
- Việc thuê một nhà thầu độc lập có thể khác với việc thuê một nhà thầu cho một công việc xây dựng hoặc một vị trí lao động khác. Phương pháp của bạn để đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm của họ cũng sẽ khác nhau.
- Ví dụ: nếu bạn muốn ai đó viết nội dung cho trang web của doanh nghiệp mình, bạn có thể yêu cầu một mẫu viết để đánh giá. Mặt khác, nếu bạn cũng muốn họ thiết kế các trang nội dung của mình, bạn có thể tìm kiếm chứng chỉ hoặc giáo dục thiết kế web.
Bước 2. Nhờ bạn bè hoặc đồng nghiệp giới thiệu
Nếu ai đó mà bạn biết và tin tưởng gần đây đã thuê một nhà thầu độc lập vì những lý do tương tự, hãy hỏi xem họ đã sử dụng ai. Giấy giới thiệu có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc để kiểm tra lý lịch của ai đó.
- Tìm hiểu loại công việc mà nhà thầu độc lập thường làm và bạn bè hoặc đồng nghiệp của bạn đã trả cho họ bao nhiêu.
- Hỏi cụ thể xem bạn bè hoặc đồng nghiệp của bạn có bất kỳ sự dè dặt nào trong việc giới thiệu nhà thầu độc lập hay họ có bất kỳ vấn đề nào không. Một vấn đề không phải là vấn đề đối với họ có thể là một yếu tố phá vỡ thỏa thuận đối với bạn.
Bước 3. Kiểm tra lý lịch kỹ lưỡng
Ngay cả khi một nhà thầu độc lập đã được giới thiệu cho bạn, hãy kiểm tra các đánh giá của nhà thầu đó và tìm hiểu tất cả những gì bạn có thể về danh tiếng của họ trong ngành. Tìm kiếm trực tuyến để tìm trang web của họ. Nếu họ có một danh mục các dự án gần đây, nó có thể cho bạn biết liệu chúng có hoạt động tốt cho bạn hay không.
- Nếu họ có bất kỳ giấy phép hoặc chứng nhận nào, hãy kiểm tra với cơ quan đã cấp giấy phép hoặc chứng nhận và đảm bảo rằng giấy phép hoặc chứng chỉ đó hợp lệ và ở trạng thái tốt.
- Có một số trang web, chẳng hạn như Upwork và Guru, nơi bạn có thể quảng cáo công việc cho các nhà thầu độc lập và dịch giả tự do. Thông thường, các nhà thầu độc lập sau đó đấu thầu vào dự án của bạn và bạn có thể chọn một nhà thầu bạn muốn sử dụng.
Bước 4. Phỏng vấn ít nhất 3 nhà thầu độc lập
Trò chuyện với nhiều người không chỉ giúp bạn tìm được nhà thầu độc lập có năng lực tốt nhất để xử lý dự án của mình mà còn cho phép bạn hoàn thành công việc với mức giá phù hợp. Hãy ghi nhớ một số tiền mà bạn sẵn sàng trả cho công việc và cho phép các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu cho dự án.
- Đặt câu hỏi về kinh nghiệm trong quá khứ và kiến thức chuyên môn của họ. Tìm hiểu xem họ đã hoàn thành các dự án tương tự như dự án của bạn chưa.
- Lấy tên của những khách hàng trước đây có dự án tương tự với dự án của bạn mà bạn có thể liên hệ về nhà thầu.
Bước 5. Thảo luận chi tiết về dự án
Nhà thầu độc lập của bạn nên có một ý tưởng tốt về chính xác công việc bạn muốn họ hoàn thành, những khía cạnh của công việc mà họ sẽ chịu trách nhiệm và công việc dự kiến sẽ kéo dài trong bao lâu.
- Đặc biệt nếu họ đang làm việc cho các khách hàng khác, hãy biết rõ họ có thể dành bao nhiêu giờ một ngày (hoặc tuần) cho dự án của bạn. Nếu bạn cần họ có mặt trong những giờ cụ thể, hãy cho họ biết.
- Hãy rõ ràng về kỳ vọng của bạn đối với dự án và mục tiêu hoàn thành của bạn. Nếu họ được yêu cầu mang theo các công cụ hoặc nguồn lực của riêng họ để hoàn thành dự án, hãy cho họ biết trước điều này.
