Tổ chức một buổi hòa nhạc là một cách thú vị để gắn kết cộng đồng của bạn lại với nhau để có một đêm vui vẻ khó quên. Nhưng làm thế nào để bạn biến ý tưởng buổi hòa nhạc tuyệt vời của mình thành hiện thực? Việc mạo hiểm này thoạt đầu có vẻ hơi quá sức, nhưng sẽ dễ dàng quản lý hơn rất nhiều khi bạn chia dự án của mình thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, nhỏ hơn. Chúng tôi sẵn sàng hướng dẫn bạn từng bước để bạn có thể biến buổi hòa nhạc của mình trở thành một đêm đáng nhớ!
Các bước
Câu hỏi 1/7: Chi phí tổ chức một buổi hòa nhạc là bao nhiêu?
Bước 1. Một địa điểm có thể có giá từ vài nghìn đô la đến 50 nghìn đô la
Các địa điểm lớn hơn, như một đấu trường, đòi hỏi ngân sách lớn hơn nhiều. Các địa điểm nhỏ hơn, địa phương thân thiện với ngân sách hơn nhiều và có thể chỉ khiến bạn mất vài nghìn đô la. Hãy nhớ rằng các địa điểm lớn hơn có nhiều chỗ ngồi hơn, điều này có nghĩa là doanh số bán hàng tiềm năng hơn.
- Có thể rất khó để đặt một địa điểm lớn với tư cách là người quảng bá cá nhân, vì các công ty quảng bá lớn có xu hướng đặt những địa điểm này cho các chuyến lưu diễn hòa nhạc lớn.
- Đảm bảo rằng địa điểm của bạn phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn. Ví dụ: nếu hầu hết những người đến xem buổi hòa nhạc của bạn là thanh thiếu niên, bạn sẽ không tổ chức buổi hòa nhạc tại một hộp đêm trên 21 tuổi.
- Khi bạn mới bắt đầu, có thể dễ dàng hơn để lên kế hoạch cho một buổi hòa nhạc trong khu vực thay vì một sự kiện lớn.
Bước 2. Một nghệ sĩ có thể có giá từ $ 2, 500 đến hơn $ 400, 000
Với tư cách là nhà tổ chức buổi hòa nhạc, bạn có thể gửi cho nghệ sĩ một khoản thanh toán cố định hoặc đề nghị chia cho họ một phần cụ thể của doanh thu bán vé. Thông thường, bạn có thể đặt các ban nhạc nhỏ hơn, theo phong cách đám cưới từ $ 2, 500 đến $ 7, 500, trong khi các nghệ sĩ nổi tiếng có thể có giá ít nhất là 400.000 đô la.
Thương lượng với các nghệ sĩ để tìm một mức giá phù hợp với cả hai bạn. Ví dụ: nếu bạn tổ chức một buổi hòa nhạc từ thiện, nghệ sĩ có thể giảm giá đặt trước của họ cho sự kiện
Bước 3. Nhóm hòa nhạc được trả lương theo giờ
“Phi hành đoàn” của bạn bao gồm những người bốc xếp thiết bị, cũng như các quan chức an ninh, nhân viên nhượng quyền, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ cửa và nhân viên soát vé. Trả lương cho nhóm hòa nhạc của bạn theo giờ - bạn có thể trả ở bất kỳ đâu từ mức lương tối thiểu đến khoảng 100 đô la một giờ, tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm của nhân viên.
- Ví dụ: bạn có thể trả cho nhân viên soát vé 10 đô la mỗi giờ, trong khi công nhân bốc xếp sân khấu có thể nhận được 50 đô la mỗi giờ.
- Ước tính số tiền bạn có thể trả cho nhân viên của mình - tùy thuộc vào ngân sách của bạn, bạn có thể không thuê được những công nhân có kinh nghiệm nhất cho từng vị trí.
- Cố gắng cân bằng giữa số lượng người bạn thuê và số tiền bạn trả cho họ. Ví dụ: bạn không muốn trả thấp cho bất kỳ ai, nhưng bạn cũng không muốn thuê một người không đáng tin cậy để cố gắng tiết kiệm tiền.
- Bạn có thể thuê nhân viên tình nguyện nếu tổ chức một buổi hòa nhạc từ thiện.
Câu hỏi 2/7: Làm thế nào để bạn đặt phòng một nghệ sĩ?
Bước 1. Nói chuyện với đại lý đặt vé của nghệ sĩ
Truy cập trang web chính thức của nghệ sĩ và nhấp vào tab “liên hệ” hoặc “liên hệ với chúng tôi”. Hầu hết các nghệ sĩ sẽ cung cấp thông tin của đại lý đặt vé của họ trên trang này. Sử dụng thông tin này, hãy liên hệ với đại lý đặt vé và cho họ biết về buổi hòa nhạc sắp tới của bạn.
Các ban nhạc nhỏ hơn, ít nổi tiếng hơn có thể không có đại lý đặt vé. Trong trường hợp này, hãy cố gắng liên hệ trực tiếp với họ
Bước 2. Yêu cầu báo giá
Chơi thẻ của bạn một cách cẩn thận khi bạn bắt đầu thương lượng với đại lý đặt vé. Nếu bạn trả trước về ngân sách của mình, đại lý có thể thổi bay bạn vì cung cấp không đủ hoặc cố gắng tăng giá của nghệ sĩ cao hơn nữa. Yêu cầu báo giá giúp bạn biết bạn đang làm việc với cái gì và ngăn bạn mất tiền trong quá trình này.
Bước 3. Tạo một hợp đồng và yêu cầu nghệ sĩ ký vào nó
Hợp đồng làm cho buổi hòa nhạc của bạn ràng buộc về mặt pháp lý hơn, vì vậy nghệ sĩ không thể rút lui theo ý thích. Chỉ định thời gian tổ chức buổi hòa nhạc, số tiền bạn sẽ trả cho nghệ sĩ, điều gì sẽ xảy ra nếu nghệ sĩ bỏ buổi hòa nhạc và điều gì sẽ xảy ra nếu sự kiện bị hoãn.
Ví dụ: hợp đồng có thể quy định rằng bạn sẽ nhận lại toàn bộ tiền nếu nghệ sĩ hủy bỏ, trong khi nghệ sĩ vẫn được trả tiền nếu sự kiện bị hoãn vì thời tiết xấu
Bước 4. Gửi trước cho đại lý đặt vé, người quản lý và nghệ sĩ
Một "phần trước" xem xét các chi tiết thực tế về buổi hòa nhạc, chẳng hạn như thời gian tải và đặt. Đính kèm chỉ đường đến địa điểm, cùng với bất kỳ thông tin nào về nơi họ ở, thời điểm họ sẽ ăn và những việc họ cần làm vào ngày diễn ra buổi hòa nhạc.
Câu hỏi 3/7: Làm thế nào để bạn đặt một địa điểm tổ chức buổi hòa nhạc?
Bước 1. Chọn một địa điểm đáp ứng nhu cầu buổi hòa nhạc của bạn
Địa điểm của bạn sẽ thực sự phụ thuộc vào phạm vi buổi hòa nhạc của bạn. Bạn đang đặt một nhóm lớn, gây chú ý hay bạn đang tổ chức một ban nhạc indie nhỏ hơn? Chọn một địa điểm phù hợp với ban nhạc của bạn và cũng phù hợp với ngân sách của bạn. Trong khi bạn đang ở đó, hãy nghĩ về bãi đậu xe còn trống và giao thông sẽ như thế nào vào đêm hòa nhạc.
- Cố gắng đặt trước các ban nhạc địa phương nhỏ ít nhất 3-4 tháng trước buổi biểu diễn. Nếu bạn đang làm việc với một ban nhạc chính thống lớn hơn, hãy đặt lịch trước cho nghệ sĩ đó ít nhất 8-12 tháng.
- Bạn có thể đặt một ban nhạc indie để chơi tại một quán rượu địa phương hoặc mời một ban nhạc đám cưới đến chơi tại một nhà hàng.
- Bạn có thể tổ chức buổi hòa nhạc tại một khách sạn, trung tâm thương mại hoặc trung tâm hội nghị ở vị trí trung tâm hoặc bạn có thể mời một ban nhạc ít tên tuổi hơn đến biểu diễn tại một trung tâm cộng đồng hoặc câu lạc bộ thể thao.
- Bạn có thể đặt một ban nhạc nổi tiếng để chơi tại một sân vận động hoặc đấu trường nổi tiếng.
Bước 2. Sử dụng trang web tìm kiếm địa điểm
Các trang web như Peerspace và EventUp giúp bạn dễ dàng đặt một địa điểm cho buổi hòa nhạc của mình. Trên Peerspace, chỉ cần nhập sự kiện bạn đang lên kế hoạch, cùng với ngày tháng và địa điểm. Trên EventUp, chỉ cần nhập vị trí sự kiện của bạn để nhận danh sách các tùy chọn khả thi. Sau đó, duyệt qua các lựa chọn địa điểm khác nhau trong khu vực của bạn!
Kiểm tra kỹ lịch trình của địa điểm trước khi đặt sự kiện của bạn. Bạn không muốn buổi hòa nhạc của mình xen vào các sự kiện khác tại địa điểm
Câu hỏi 4/7: Khi nào bạn nên tổ chức buổi hòa nhạc?
Bước 1. Chọn một ngày phù hợp với nghệ sĩ của bạn
Nói chuyện với ban nhạc và thảo luận về lịch trình biểu diễn sắp tới của họ. Hỏi về những ngày họ rảnh và khi nào họ muốn biểu diễn tại buổi hòa nhạc của bạn.
Đảm bảo ngày và giờ cũng hoạt động tốt cho đối tượng mục tiêu của bạn. Ví dụ: nếu hầu hết những người đi xem hòa nhạc sẽ học trung học, bạn sẽ không muốn tổ chức buổi hòa nhạc lúc 11 giờ tối vào tối thứ Năm
Bước 2. Kiểm tra để đảm bảo rằng ngày biểu diễn của bạn không ảnh hưởng đến các sự kiện khác
Thực hiện tìm kiếm trực tuyến nhanh chóng và xem điều gì đang xảy ra trong khoảng thời gian diễn ra buổi hòa nhạc được đề xuất của bạn. Nếu có nhiều sự kiện diễn ra vào ngày hôm đó, hãy chọn một ngày khác cho buổi hòa nhạc của bạn.
Trước khi thay đổi lịch biểu diễn, hãy xác nhận rằng ngày mới phù hợp với ban nhạc
Câu hỏi 5/7: Làm thế nào để bạn bán vé cho một buổi hòa nhạc?
Bước 1. Thiết lập một trang trực tuyến dễ điều hướng
Tạo nút "mua vé" mà khách truy cập có thể nhấp vào bất kỳ lúc nào, ngay cả khi họ đang cuộn qua trang web. Cố gắng giữ tất cả thông tin về buổi hòa nhạc và bán vé trên 1 trang để khách hàng của bạn không bị nhầm lẫn khi họ mua sắm. Liệt kê rõ ràng giá vé, cũng như bất kỳ khoản phụ phí nào mà người xem buổi hòa nhạc phải trả. Nói chung, chỉ cần cố gắng làm cho quá trình mua vé rõ ràng, đơn giản và liền mạch nhất có thể.
- Nếu bạn có thể, hãy để khách hàng mua vé mà không yêu cầu họ phải tạo tài khoản trên trang web của bạn.
- Ghi lại chi phí cho mỗi vé và tổng ngân sách của bạn. Bằng cách này, bạn có thể biết mình phải bán bao nhiêu vé để hòa vốn.
- Định giá vé của bạn trong các hạng mục khác nhau. Ví dụ: có thể có vé thông thường để vào cửa tiêu chuẩn, vé vào cửa đặc biệt và thẻ VIP. Sau đó, bạn có thể giảm giá theo nhóm để khuyến khích mọi người mua nhiều vé cùng một lúc.
Bước 2. Sử dụng trang web bán vé của bên thứ ba để có một giải pháp thay thế đơn giản
Các trang web như StubHub, Ticketmaster, SeatGeek và Eventbrite cung cấp trải nghiệm bán vé đơn giản, dễ dàng. Tạo một tài khoản trên trang web bạn chọn, và điền thông tin buổi hòa nhạc và giá vé của bạn ở đó.
- Bạn có thể niêm yết vé của mình trên Ticketmaster, SeatGeek và StubHub miễn phí, nhưng mỗi công ty sẽ thu một khoản phí từ giá vé.
-
Eventbrite tính thêm phí tùy thuộc vào nơi bạn sống và gói Eventbrite bạn đã đặt.
Tổ chức buổi hòa nhạc Bước 14
Câu hỏi 6/7: Làm thế nào để bạn quảng bá một buổi hòa nhạc?
Bước 1. Chia sẻ buổi hòa nhạc của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội
Thiết lập một trang sự kiện trên Facebook mà mọi người có thể trả lời và mua vé thông qua. Cập nhật tất cả hồ sơ mạng xã hội của bạn để quảng bá buổi hòa nhạc, như Twitter, Instagram và LinkedIn. Bạn thậm chí có thể tạo một thẻ bắt đầu bằng # sự kiện cho buổi hòa nhạc của mình, bạn có thể đăng trên tất cả các phương tiện truyền thông xã hội.
- Thẻ bắt đầu bằng # sự kiện của bạn có thể là “SummerSlam” hoặc “WinterJamSession”.
- Snapchat là một cách tuyệt vời để thu hút những người trẻ tuổi đi xem hòa nhạc. Bạn thậm chí có thể thiết lập bộ lọc địa lý cho ngày diễn ra buổi hòa nhạc của mình!
Bước 2. Hợp tác với các thương hiệu, doanh nghiệp và khách mời đặc biệt
Nếu buổi hòa nhạc của bạn khá lớn, hãy liên hệ với các doanh nghiệp và thương hiệu khác nhau và xem họ có muốn tài trợ cho sự kiện của bạn hay không. Bạn cũng có thể liên hệ với những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội và các đối tác báo chí và xem họ có sẵn sàng quảng bá buổi hòa nhạc của bạn hay không.
- Nếu tổ chức lễ hội mùa hè, bạn có thể liên hệ với một thương hiệu quần áo mùa hè để nhận được tài trợ tiềm năng.
- Nếu bạn hy vọng thu hút khán giả trẻ đến buổi hòa nhạc của mình, bạn có thể yêu cầu một người có ảnh hưởng trên mạng xã hội đề cập đến sự kiện của bạn với những người theo dõi họ.
- Kiểm tra với các doanh nghiệp địa phương, quá. Họ có thể sẵn sàng giúp đỡ tại sự kiện của bạn và quảng bá bản thân.
- Tìm kiếm các nhà tài trợ phù hợp với mục tiêu và nhân khẩu học cho buổi hòa nhạc của bạn. Ví dụ, một nhà hàng địa phương có thể tài trợ một buổi hòa nhạc có lợi cho nạn đói trên thế giới.
Câu hỏi 7/7: Làm thế nào để bạn thiết lập một sân khấu hòa nhạc?
Bước 1. Chỉ định thời gian tải cho người biểu diễn
Trước khi buổi biểu diễn thực sự bắt đầu, các ban nhạc sẽ cần nhiều thời gian để chuẩn bị thiết bị của họ. Đặt một khoảng thời gian cụ thể vào ngày hòa nhạc để những người biểu diễn của bạn tải và di chuyển tất cả thiết bị của họ lên sân khấu, để mọi thứ sẵn sàng hoạt động trước khi buổi hòa nhạc bắt đầu.
- Địa điểm của bạn có thể lên lịch thời gian tải cho ban nhạc.
- Nếu bạn có 3 ban nhạc biểu diễn tại buổi hòa nhạc lúc 8 giờ tối, bạn có thể để ban nhạc chính tải thiết bị của họ trong khoảng từ 1 đến 3 giờ chiều, ban nhạc hỗ trợ tải trong khoảng từ 3:15 đến 4:45 chiều và ban nhạc mở đầu tải từ 5 đến 6 BUỔI CHIỀU.
Bước 2. Thực hiện kiểm tra âm thanh
Trong quá trình kiểm tra âm thanh, một kỹ sư âm thanh sẽ kiểm tra và điều chỉnh hệ thống PA của địa điểm để những người đi xem hòa nhạc có thể nghe nhạc dễ dàng. Nếu ban nhạc không có nhiều thiết bị để kiểm tra, quá trình kiểm tra âm thanh có thể chỉ kéo dài 15-30 phút. Nếu ban nhạc của bạn có rất nhiều nhạc cụ và thiết bị cần kiểm tra, quá trình kiểm tra âm thanh có thể mất đến 2 giờ.
Bước 3. Kiểm tra bất kỳ đèn và hình ảnh khác
Một số ban nhạc có thể có đèn đặc biệt, pháo hoa hoặc các hiệu ứng hình ảnh khác đi kèm với màn trình diễn của họ. Nếu vậy, hãy dành một chút thời gian để kiểm tra tất cả các yếu tố này và đảm bảo rằng chúng đang hoạt động bình thường.
