Sắp xếp các tệp văn phòng có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt nếu bạn có một lượng lớn tệp và tài liệu, nhưng nó không cần phải là một quá trình khó khăn. Lập kế hoạch trước và quyết định hệ thống tệp có thể giúp bạn tổ chức các tệp của mình cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn và đảm bảo rằng bạn sẽ tìm thấy các tài liệu quan trọng hiệu quả hơn. Khi bạn có các tệp của mình theo thứ tự tốt, bạn cần phải tuân theo một hệ thống nhất quán để duy trì các tệp của mình theo cách đó.
Các bước
Phương pháp 1/3: Phát triển hệ thống
Bước 1. Tạo danh mục tệp
Điều đầu tiên cần làm nếu bạn muốn sắp xếp các tệp của mình là quyết định loại chính nào bạn sẽ sử dụng để sắp xếp. Các loại văn phòng khác nhau sẽ có các loại hạng mục khác nhau, nhưng hệ thống chung là như nhau. Bạn cần tìm ra một hệ thống sắp xếp các tệp của mình theo cách có ý nghĩa.
Ví dụ: nếu bạn làm việc trong một văn phòng luật và cần sắp xếp các tệp khách hàng, bạn có thể sắp xếp theo các loại trường hợp chung: kiện tụng, chứng thực di chúc, công ty, hành chính và các loại khác
Bước 2. Thiết lập các danh mục con
Trong mỗi danh mục đơn lẻ, bạn có thể tìm hiểu cụ thể hơn bằng cách phát triển danh sách các danh mục phụ. Bất kỳ mẩu giấy riêng lẻ nào cần được nộp đều có thể được xác định bằng hai thuật ngữ - danh mục chung và danh mục phụ.
Ví dụ: nếu bạn đang thiết lập hệ thống nộp hồ sơ cho các vấn đề tài chính, bạn có thể có một danh mục chung là “Các khoản thanh toán đi”, sau đó thiết lập các danh mục phụ gồm các nhà cung cấp, nhà cung cấp, dịch vụ, chuyên gia và chi phí hành chính
Bước 3. Sử dụng hệ thống mã hóa màu
Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng nó có thể là một cách rất hiệu quả để sắp xếp các tệp của bạn để truy cập nhanh chóng. Quyết định xem bạn sẽ có bao nhiêu danh mục khác nhau trong hệ thống lưu trữ của mình, rồi sử dụng nhiều thư mục có màu khác nhau.
Thay vì sử dụng các thư mục có màu hoàn toàn, bạn có thể sử dụng các thư mục manila thông thường và nhận các nhãn dán màu. Sau đó, bạn có thể dán các nhãn dán trên tab trên cùng, trên cạnh của thư mục hoặc cả hai để dễ hiển thị hơn
Bước 4. Gắn nhãn các tệp
Mỗi tập tin trong văn phòng của bạn bây giờ có một vị trí rõ ràng. Bạn nên viết nhãn trên tab của mỗi thư mục một cách rõ ràng và gọn gàng để bạn biết nó thuộc về đâu. Nhãn trên từng thư mục riêng lẻ phải bắt đầu bằng danh mục chung và sau đó là danh mục con cụ thể. Ví dụ: một thư mục chứa hồ sơ thanh toán cho các nhà cung cấp của bạn sẽ có nhãn, “Thanh toán đi / Nhà cung cấp”.
- Các nhãn trên mỗi tệp phải được in gọn gàng và nhất quán nhất có thể. Bạn có thể rất dễ dàng mua một gói phần mềm cho phép bạn định dạng nhãn, vì vậy bạn có thể nhập và in chúng bằng máy tính của mình.
- Nếu bạn in nhãn bằng máy tính, bạn nên sử dụng kiểu và kích thước phông chữ nhất quán. Nếu bạn đang in bằng tay, bạn nên cố gắng thống nhất và gọn gàng nhất có thể.
Bước 5. Sắp xếp các tệp theo thứ tự bảng chữ cái
Khi hệ thống lưu trữ của bạn được thiết lập và bạn đã tạo tất cả các thư mục của mình, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự. Bạn nên sắp xếp các thư mục chung theo thứ tự bảng chữ cái. Trong mỗi thư mục chung, tất cả các danh mục con cũng phải được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
Bạn có thể chọn sắp xếp một số thông tin theo ngày thay vì theo nhãn chủ đề. Nếu vậy, bạn sẽ cần phải tự quyết định xem việc sắp xếp các tệp của mình với các mục mới nhất ở phía trước và chuyển sang mục cũ nhất có hợp lý hơn hay không
Bước 6. Để lại vài inch không gian trong mỗi ngăn đựng hồ sơ
Khi bạn đang thiết lập hệ thống lưu trữ của mình, bạn cần để lại khoảng trống cho các tệp phát triển. Khi thời gian trôi qua, bạn chắc chắn sẽ nhận được nhiều giấy tờ hơn để thêm vào mỗi thư mục. Để lại không gian cho các tệp của bạn mở rộng. Nếu không, bạn sẽ gặp khó khăn sau đó là di chuyển toàn bộ các phần hoặc ngăn kéo để có chỗ.
Phương pháp 2/3: Sắp xếp các tập tin bị phân tán
Bước 1. Tập hợp tất cả các tài liệu cần nộp hồ sơ
Nếu bạn đang bắt đầu với một bộ sưu tập các giấy tờ chưa được sắp xếp và lộn xộn, bạn sẽ cần phải bắt đầu bằng cách kéo các giấy tờ lại với nhau. Tìm một nơi làm việc và thu thập mọi thứ trong một đống. Sau đó, bạn sẽ có thể bắt tay vào tổ chức.
Bước 2. Tách các giấy tờ thành hai nhóm cho “hành động” và “nộp đơn
”Bước đầu tiên, bạn nên tạo một thư mục hoặc chồng chất cho mọi thứ cần hành động ngay lập tức. Những giấy tờ này không nên được nộp, hoặc bạn có thể không nhớ làm công việc cần phải hoàn thành. Đặt thư mục "hành động" này sang một bên để sớm được giải quyết. Sau đó tiến hành nộp các giấy tờ còn lại.
Tổ chức tệp "hành động". Các giấy tờ cần xử lý ngay lập tức nên được sắp xếp thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên công việc bạn cần làm. Ví dụ: thiết lập các danh mục phụ như gọi, viết thư, giao hàng và thanh toán
MẸO CHUYÊN GIA
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Bước 3. Nhặt từng tờ giấy một lần
Khi bạn sắp xếp các giấy tờ rời mà bạn đang nộp, hãy đưa ra quyết định về từng thứ khi bạn xem xét nó. Nhấc tờ báo lên, đọc qua, quyết định xem nó thuộc danh mục và tiểu thể loại nào trong hệ thống hồ sơ của bạn, rồi cất nó đi. Làm việc theo cách này sẽ giúp bạn có tính nhất quán trong việc nộp hồ sơ và sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách xử lý từng mục một lần duy nhất.
Khi xem xét từng mục, bạn nên xác định xem bạn có cần giữ lại hay không. Nếu tờ giấy là thứ đã được xử lý và không phải là thứ bạn cần lưu giữ như một hồ sơ, thì hãy cân nhắc việc loại bỏ nó hơn là nộp hồ sơ
Bước 4. Mở từng mục
Hầu hết các giấy tờ bạn có có thể sẽ được gửi đến trong thư từ và có khả năng được trong phong bì và gấp lại. Lấy giấy tờ ra khỏi phong bì của họ, mở phẳng và sau đó nộp hồ sơ. Nộp từng tờ giấy theo cách này sẽ giúp các tập tài liệu của bạn nằm gọn trong ngăn kéo đựng hồ sơ, không bị phồng lên ở những nơi xếp chồng lên nhau các giấy tờ gấp.
- Quyết định xem bạn có cần giữ bất kỳ phong bì nào không. Trong hầu hết các trường hợp, phong bì là không cần thiết và có thể bị loại bỏ. Tuy nhiên, nếu bạn tin rằng bạn có thể cần bằng chứng giao hàng hoặc bằng chứng có dấu bưu điện, thì bạn nên ghim phong bì vào các giấy tờ và giữ chúng lại với nhau.
- Nhiều giấy tờ nên được ghim lại với nhau. Điều này sẽ giúp mọi thứ không bị tách rời hoặc thất lạc. Kim bấm được ưu tiên hơn là kẹp giấy vì (a) chúng vừa vặn hơn trong các tệp và (b) chúng không có vấn đề bị tuột ra.
Phương pháp 3/3: Duy trì tệp của bạn
Bước 1. Sử dụng giỏ "To File"
Khi thư từ mới đến văn phòng của bạn hoặc khi thủ tục giấy tờ mới được tạo, bạn có thể không nộp ngay được. Bạn nên đặt mọi thứ cần nộp vào một nơi duy nhất để nộp khi bạn có thể. Một cái giỏ trên bàn của bạn, có nhãn “To File”, là một cách tốt để đặt những giấy tờ này sang một bên cho đến khi bạn sẵn sàng.
Bước 2. Chỉ định một thời gian nhất quán để làm việc trên hồ sơ
Nếu có thể, hãy sắp xếp thời gian nhất quán mỗi ngày hoặc mỗi tuần để bạn có thể làm việc để nộp các giấy tờ mới. Nếu bạn thực hiện việc nộp hồ sơ thường xuyên trong thói quen của mình, bạn sẽ có nhiều khả năng theo kịp nó.
- Ví dụ: bạn có thể dành nửa giờ cuối mỗi ngày để nộp các bài báo trong ngày. Nếu không đủ thời gian, bạn có thể thử nộp hồ sơ hai lần mỗi ngày, ngay trước khi bạn đi ăn trưa và ngay trước khi rời đi trong ngày.
- Chìa khóa thành công là sự nhất quán và lặp đi lặp lại.
Bước 3. Đảm bảo rằng những người khác có quyền truy cập vào tệp hiểu hệ thống
Nếu bạn là người duy nhất sử dụng tệp của mình, thì bạn sẽ dễ dàng duy trì thứ tự mà bạn đã tạo. Tuy nhiên, nếu người khác cần sử dụng các giấy tờ trong hồ sơ của bạn, bạn nên đảm bảo rằng họ hiểu - và tuân theo - hệ thống mà bạn đã tạo. Có một hệ thống lưu trữ tại chỗ sẽ không hữu ích nếu các giấy tờ bị đánh lạc hướng và được đặt vào các thư mục không chính xác.
Nếu có thể hiệu quả hơn và hiệu quả hơn nếu bạn đề nghị nhận bất cứ thứ gì mà người khác trong văn phòng của bạn có thể cần và sau đó yêu cầu họ trực tiếp trả lại mọi thứ cho bạn. Sau đó, bạn có thể chắc chắn rằng mọi thứ được tham khảo một cách chính xác
Bước 4. Giữ các tài liệu quan trọng ở một nơi an toàn
Một số tài liệu đặc biệt có thể cần được giữ ở những vị trí riêng biệt, đặc biệt. Ví dụ, một số giấy tờ có thể cần được giữ trong két sắt hoặc trong hộp có khóa chống cháy. Bạn thậm chí có thể cần giữ một số tài liệu ở ngoài cơ sở, trong két an toàn của ngân hàng hoặc tại văn phòng luật sư của công ty bạn.
Bước 5. Xem lại các tệp của bạn thường xuyên
Ít nhất mỗi năm một lần, hoặc thường xuyên hơn nếu cần, bạn nên dành một chút thời gian để xem lại các tệp của mình. Mục đích của việc xem xét này là để quyết định xem có giấy tờ hoặc toàn bộ thư mục có thể bị loại bỏ hoặc có thể được chuyển đến một cơ sở lưu trữ bên ngoài địa điểm hay không. Nếu thứ gì đó sẽ không bao giờ cần nữa, thì bạn nên loại bỏ nó. Nếu đó là thứ mà bạn không muốn sử dụng thường xuyên nhưng có thể cần phải lưu giữ thành hồ sơ, thì bạn nên gửi nó vào bộ nhớ.
