Nếu bạn đang kinh doanh hoặc trường học yêu cầu bạn làm việc với nhiều khách hàng hoặc dự án, thì một hệ thống nộp đơn phù hợp là rất quan trọng. Có một số phương pháp để nộp giấy tờ, nhưng cuối cùng hệ thống của bạn phải phản ánh nhu cầu của bạn. Cách tốt nhất để chuẩn bị cho một hệ thống hiệu quả là dành một vài ngày để chỉ làm việc về tổ chức.
Các bước
Phương pháp 1/3: Chuẩn bị cho Hệ thống nộp hồ sơ mới
Bước 1. Thu thập tất cả các tài liệu của bạn
Bạn cần phải biên dịch tất cả các thủ tục giấy tờ của mình trước khi cố gắng thiết lập một hệ thống thích hợp. Đi qua tất cả các địa điểm bạn có thể có giấy tờ và đặt tất cả vào một đống. Hãy dành thời gian để đảm bảo rằng bạn có thể tính toán chính xác tất cả công việc đang hoạt động và không hoạt động mà bạn có.
- Lên kế hoạch trước bằng cách dọn một khoảng trống trên bàn để làm việc trên các giấy tờ của bạn.
- Nếu bạn đang điều chỉnh hồ sơ giấy tờ của người khác sang hệ thống nộp hồ sơ mới, hãy xóa tất cả tài liệu khỏi hệ thống hiện tại. Sẽ tốt hơn cho bạn khi xử lý tất cả các tài liệu và chuẩn bị cho một hệ thống mới.
Bước 2. Xem qua tất cả các tài liệu
Đây là phần khó của quá trình, nhưng nó cũng là một bước quan trọng để trở nên có tổ chức. Tách tất cả các tệp dựa trên những gì chúng có, chẳng hạn như bảng sao kê ngân hàng, hóa đơn thẻ tín dụng và thanh toán thế chấp. Nó có vẻ tẻ nhạt, nhưng hãy xem qua từng tài liệu trong đống tài liệu của bạn để xác định xem bạn đang làm việc với cái gì.
- Bạn không cần phải đọc từng tờ báo, nhưng đọc lướt qua sẽ giúp bạn hiểu rõ.
- Ghi chú sau nó rất tốt để đánh dấu những giấy tờ quan trọng mà bạn biết rằng mình sẽ cần dành thời gian.
Bước 3. Đóng cọc
Khi bạn bắt đầu sắp xếp các thủ tục giấy tờ của mình, sẽ rất hữu ích nếu bạn giữ các giấy tờ liên quan lại với nhau. Bạn có thể đặt tất cả các giấy tờ liên quan đến khách hàng "Nickelback" trong một đống. Một ví dụ khác là xếp chồng công việc của bạn dựa trên số tháng.
- Có ý thức về thứ tự thời gian có thể hữu ích cho nhu cầu nộp hồ sơ của bạn.
- Đặt ưu tiên trong khi sắp xếp các thủ tục giấy tờ. Khi bạn thấy những giấy tờ đặc biệt quan trọng, hãy đặt chúng lên đầu chồng giấy tương ứng.
Bước 4. Giảm khi bạn thấy phù hợp
Một đống khác bạn có thể tạo là đống rác. Bạn không bắt buộc phải vứt bỏ một đống giấy tờ của mình, nhưng bạn nên tách những giấy tờ không quan trọng ra khỏi những đống giấy tờ khác. Bạn thậm chí có thể thiết lập một đống linh tinh để các giấy tờ ngẫu nhiên có thể đi.
Nếu bạn chắc chắn 100% rằng bạn không cần một số thủ tục giấy tờ và bạn không thể vẽ một liên kết khả thi đến tài liệu khác, hãy loại bỏ chúng. Kiểm tra với cấp trên của bạn nếu bạn được phép vứt bỏ bất cứ thứ gì trước khi tiếp tục với thứ gì đó
Bước 5. Sử dụng các thư mục manila
Giữ mọi thứ đơn giản cho chính bạn bằng cách sử dụng các thư mục manila giá rẻ. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến tiền của bạn và sẽ cho phép bạn thực hiện bất kỳ hệ thống nộp đơn nào bạn muốn. Bạn có thể lấy một gói thư mục manila từ bất kỳ cửa hàng cung cấp văn phòng nào.
Bước 6. Chuyển cọc của bạn
Sử dụng các cọc bạn đã thiết lập trước đó để hoạt động như một hướng dẫn cho các thư mục của bạn. Đảm bảo rằng nội dung của mỗi thư mục cũng được sắp xếp. Bạn có thể sắp xếp nội dung của tệp dựa trên mức độ quan trọng của từng giấy hoặc theo trình tự thời gian.
- Tránh sắp xếp nội dung của tệp dựa trên bảng chữ cái. Tổ chức theo thứ tự bảng chữ cái hoạt động hiệu quả hơn để tổ chức các nhóm tệp.
- Đặt các thư mục manila vào một tủ đựng hồ sơ khi bạn điền các thư mục.
Phương pháp 2/3: Tạo Hệ thống phù hợp cho bạn
Bước 1. Sử dụng hệ thống nộp hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái
Hệ thống lưu trữ theo bảng chữ cái hoạt động tốt khi bạn cần truy xuất tên người, khách hàng, tác giả, tên phim, sách, v.v.
- Cách tốt nhất để tập tin và truy xuất các tập tin là dán nhãn cho từng tập tin. Các thư mục ở Manila có một tab phụ được thiết kế để gắn nhãn các tệp sẽ giúp quá trình truy xuất của bạn dễ dàng hơn.
- Nếu bạn đang xử lý khách hàng, sẽ hiệu quả hơn nếu sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo họ.
- Nếu bạn có nhiều tệp, hãy cân nhắc tạo các phần thư để giúp bạn sắp xếp. Các ngăn chia phần lớn và chỉ chứa một chữ cái. Bạn cũng có thể chia các chữ cái theo từng cặp như “A-D” hoặc “F-K”.
Bước 2. Sử dụng thuốc bôi ngoài da
Khi bạn làm việc hoặc học tập trong nhiều lĩnh vực chủ đề khác nhau, thứ tự chủ đề hoặc chủ đề có thể là một cách rất hữu ích để truy xuất thông tin. Ví dụ: nếu bạn học luật, bạn có thể có các tiêu đề chủ đề về hợp đồng, luật hiến pháp, sơ đồ, luật hành chính, luật quốc tế, v.v.
- Cách tốt nhất để tổ chức thông tin chuyên đề là thông qua các phần chia. Gắn nhãn các bộ phân chia phần của bạn dựa trên nội dung, chẳng hạn như "Luật quản trị".
- Hệ thống này hoạt động tốt nhất nếu bạn có một số chủ đề khác nhau. Nếu không, bạn sẽ bị bỏ lại với một hoặc hai dải phân cách và không có nhiều hệ thống có tổ chức.
Bước 3. Thử điền số
Loại hệ thống lưu trữ này lý tưởng cho các tệp có chứa ngày tháng hoặc số. Ví dụ: nếu bạn có hóa đơn, biên lai, sự kiện ghi ngày tháng, v.v., hệ thống số có thể tạo ra một hệ thống dễ dàng xác định vị trí lại. Bạn cũng có thể xem xét việc gắn nhãn tháng và năm cho tùy chọn này. Đối với những người làm việc trong môi trường sử dụng cách đánh số cho các giấy tờ như hồ sơ y tế, tài liệu lập pháp, phiên tòa, v.v., đánh số là một phương pháp truy xuất hữu ích.
- Chỉ sử dụng hệ thống này nếu bạn thấy thoải mái khi xem nhiều số và có thể lấy thông tin từ những số này.
- Đánh dấu trên các tab lưu trữ số hoặc ngày tháng và sắp xếp dựa trên giá trị được đánh số. Bắt đầu bằng “1” và các số sau tăng giá trị.
- Nếu bạn đang nộp hồ sơ theo tháng, hãy bắt đầu từ tháng Giêng và di chuyển theo thứ tự đến hết tháng Mười Hai. Bạn sẽ được lợi với bộ chia phần cho mỗi tháng.
Bước 4. Sử dụng mã màu
Điều này rất tốt cho việc lập hồ sơ sáng tạo và đặc biệt hiệu quả đối với những người có khả năng nhớ hình ảnh tốt. Nó có thể giúp tham chiếu chéo các đối tượng khác nhau dựa trên mã màu. Bạn có thể viết mã màu cho bất kỳ kỹ thuật nào đã nói ở trên để lập hồ sơ. Bạn cũng có thể sử dụng kết hợp các hệ thống tổ chức bằng cách ghép nối các mã màu với một hệ thống khác.
- Một trong những cách dễ nhất để thêm màu vào phương pháp tô màu đã thiết lập của bạn là sử dụng bút đánh dấu. Bạn có thể mua nhiều loại bút đánh dấu khác nhau từ bất kỳ cửa hàng đồ dùng văn phòng nào.
- Một cách khác để thực hiện mã hóa màu là sử dụng nhiều thư mục màu khác nhau.
Bước 5. Sử dụng hệ thống tần số
Điều này hoạt động tốt cho các mục mà bạn sử dụng mọi lúc, nhưng không phải là một hệ thống độc lập. Nó cần ăn đứt một hệ thống khác, ví dụ như hệ thống chữ cái. Thêm thông tin được sử dụng thường xuyên vào một không gian nhóm trong khu vực hồ sơ của bạn để có thể nhanh chóng lấy ra, chẳng hạn như ở phía trước của ngăn kéo tủ hồ sơ.
Bạn sẽ cần phải cẩn thận để không bị vô tổ chức khi sử dụng hệ thống này. Giữ nguyên dự án mà bạn hiện đang thực hiện không phải lúc nào cũng đảm bảo một tổ chức hoạt động hiệu quả
Phương pháp 3/3: Giữ lại một hệ thống có tổ chức
Bước 1. Nộp hồ sơ giấy tờ ngay lập tức
Một cách để đảm bảo hệ thống nộp hồ sơ của bạn chạy hiệu quả là nộp giấy khi bạn xử lý. Hệ thống nộp hồ sơ sẽ không hoạt động nếu bạn bỏ qua các giấy tờ. Tập thói quen kê khai giấy tờ cũng sẽ giúp ích cho năng suất và quy trình làm việc của bạn.
Bước 2. Luôn cập nhật không gian của bạn
Cứ vài tháng một lần, bạn nên duyệt qua hệ thống nộp đơn của mình và thực hiện một lượt xem xét ngắn gọn. Bạn không bắt buộc phải xem lại tất cả các giấy tờ của mình giống như bạn đã làm cho tổ chức ban đầu. Kiểm tra tất cả các tệp và đảm bảo mọi thứ được sắp xếp và ở đúng vị trí.
Sau vài tháng đầu tiên, bạn cũng có thể phản ánh xem hệ thống bạn chọn có hoạt động với bạn hay không
Bước 3. Dọn dẹp không gian của bạn
Mỗi năm một lần, bạn nên dọn dẹp không gian làm việc của mình một cách quy mô hơn. Bạn có thể có một số tệp mà bạn thường xuyên sử dụng, nhưng bây giờ bạn nên xem qua các tệp khác mà bạn ít sử dụng hơn. Mở các tệp bạn sử dụng ít hơn và đọc qua tất cả các tài liệu của bạn để xem có bất kỳ thủ tục giấy tờ không cần thiết nào không.
Lấy tất cả hồ sơ ra và lau tủ hồ sơ bằng khăn ẩm để loại bỏ bụi tích tụ
Lời khuyên
- Các nguyên tắc này cũng có thể áp dụng cho các nhóm nộp hồ sơ bằng máy tính hoặc điện tử khác.
- Sử dụng chỉ mục cho các tệp không được đặt theo thứ tự bảng chữ cái. Điều này nên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái để bạn có thể nhanh chóng xác định vị trí tệp của mình theo cả hai cách. Đặt chỉ mục này ở đầu tệp.
- Bắt đầu bằng cách lọc và sắp xếp trong đống giấy tờ của bạn và sử dụng các ghi chú sau nó để sắp xếp thành các danh mục và sau đó là các danh mục phụ.
- Sẽ rất hữu ích nếu bạn có một tập tài liệu linh tinh cho những món đồ không nằm gọn gàng ở bất kỳ nơi nào khác.
