Nộp hồ sơ thường là một công việc cần thiết cho công việc và ở nhà. Nếu bạn bỏ qua việc nộp hồ sơ quá lâu, bạn có thể tích lũy một chồng giấy lớn mà sẽ mất hàng giờ hoặc thậm chí hàng ngày để sắp xếp. Để giữ cho hộp thư đến của bạn không bị lộn xộn, hãy sắp xếp mọi giấy tờ bạn nhận được hàng ngày. Sau đó, tạo một hệ thống nộp hồ sơ phù hợp với bạn. Sử dụng hệ thống của bạn để sắp xếp giấy tờ để bạn có thể truy cập các tài liệu quan trọng một cách dễ dàng bất cứ khi nào bạn cần!
Các bước
Phương pháp 1/3: Xử lý lượng giấy hàng ngày của bạn
Bước 1. Tạo một hộp trung tâm để chứa giấy tờ cho đến khi bạn có thể sắp xếp chúng
Hộp thư trung tâm là nơi bạn đặt tất cả các giấy tờ đi qua bàn làm việc hoặc qua hộp thư của bạn mỗi ngày. Điều này có thể giúp bạn luôn ngăn nắp cho đến khi bạn có thời gian để phân loại và xử lý từng mục.
- Bạn có thể sử dụng một hộp các tông nhỏ làm hộp chính giữa hoặc lấy một hộp, giỏ hoặc khay đặc biệt cho mục đích này.
- Đặt hộp ở góc bàn làm việc, trên bàn gần cửa trước hoặc nơi nào khác có thể nhìn thấy để bạn không quên nó.
Bước 2. Đi qua hộp hàng ngày và dành những mục quan trọng
Xem xét từng mục trong hộp của bạn một lần mỗi ngày để tìm kiếm các mục cần bạn chú ý ngay lập tức. Chúng có thể bao gồm các hóa đơn sắp đến hạn thanh toán, lời mời dự tiệc hoặc các biểu mẫu nhạy cảm về thời gian. Hãy đặt những món đồ này sang một bên để bạn có thể chăm sóc chúng ngay lập tức.
Bạn có thể muốn lấy một hộp thứ hai có màu khác với hộp thứ nhất để đặt những thứ cần gấp vào. Ví dụ, bạn có thể nhận được một hộp màu đỏ để chỉ ra rằng đây là những mặt hàng khẩn cấp
Bước 3. Đặt các mục bạn muốn nộp vào hộp đựng hồ sơ
Giữ một hộp thứ ba bên cạnh hộp trong trung tâm và hộp khẩn cấp. Sử dụng điểm này làm điểm thu thập của bạn cho các mục bạn muốn gửi. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp chúng ngăn nắp cho đến khi bạn sẵn sàng nộp chúng.
Đảm bảo rằng hộp này có màu khác với các hộp khác. Nếu không, bạn có thể làm cho các hộp bị lẫn lộn
Bước 4. Quăng những thứ không cần thiết vào thùng tái chế giấy
Bất kỳ thư rác hoặc các vật dụng không cần thiết khác nằm trong hộp của bạn có thể được chuyển thẳng vào thùng tái chế. Xác định những mục này khi bạn sàng lọc tài liệu và chuyển chúng vào thùng ngay lập tức để giúp bạn không bị lộn xộn trong hộp.
- Đặt thùng tái chế của bạn trên sàn để bạn không nhầm lẫn với các thùng khác.
- Nếu bất kỳ mục nào không cần thiết có chứa thông tin cá nhân, hãy cắt nhỏ chúng trước khi vứt bỏ.
Phương pháp 2/3: Chọn hệ thống nộp hồ sơ
Bước 1. Chỉ định một tệp hàng tháng và hàng ngày nếu bạn có nhiều nhiệm vụ cần quản lý
Đây được gọi là hệ thống nộp đơn Tickler và nó là một cách tuyệt vời để theo dõi những gì bạn cần làm mỗi ngày. Chỉ định một thư mục tệp cho mỗi tháng và một thư mục cho mỗi ngày trong tháng. Sau đó, chèn các mục vào tệp. Ghi các mục theo ngày bạn cần làm việc trên chúng.
Ví dụ: nếu bạn cần thanh toán hóa đơn vào ngày 23 tháng 9, thì hãy chèn hóa đơn vào thư mục cho ngày đó
Bước 2. Các thư mục tập tin theo thứ tự bảng chữ cái để giữ các tài liệu quan trọng thuận tiện
Lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái rất hữu ích cho việc tìm kiếm các tệp cho cá nhân, doanh nghiệp hoặc đối tượng. Điều này có thể lý tưởng nếu bạn có nhiều khách hàng và bạn muốn giữ một tệp trên từng khách hàng hoặc nếu bạn muốn một cách đơn giản để quản lý hồ sơ tại nhà của mình.
- Đảm bảo đặt họ của các cá nhân trước trên nhãn tệp, chẳng hạn như “Jones, Susan” hoặc “Watson, David”.
- Bỏ qua các từ như “The”, “A” và “An” khi điền theo tên doanh nghiệp. Ví dụ: nếu bạn có một khách hàng có doanh nghiệp được gọi là “Nữ thần bánh”, hãy nộp hồ sơ theo chữ “C” trong “Cake” và bỏ qua chữ “T” trong “The” khi nộp hồ sơ.
Bước 3. Chọn một hệ thống nộp hồ sơ số cho các nhu cầu nộp hồ sơ ngắn hạn
Nếu bạn có một dự án ngắn hạn mà bạn muốn duy trì hồ sơ, thì hệ thống lưu trữ số có thể hoạt động tốt nhất. Đây là khi bạn gán một số cho mỗi tài liệu và tập tin theo số. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn cũng sẽ phải theo dõi tài liệu nào tương ứng với số nào, chẳng hạn như bằng cách sử dụng bảng tính.
- Ví dụ: bạn có thể gán tất cả các mục bạn nhận được trong tuần của ngày 14 tháng 3 vào thư mục tệp có nhãn 1, sau đó tất cả các mục của tuần của ngày 21 tháng 3 trong tệp có nhãn 2, v.v.
- Một tùy chọn khác là gắn nhãn các tệp theo ngày và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. Ví dụ: các mặt hàng nhận được vào ngày 2 tháng 5 năm 2018 có thể được lưu trong tệp có nhãn 5/2/2018.
Bước 4. Mã màu cho các tệp của bạn để giúp việc tìm kiếm các mục nhanh chóng và dễ dàng
Chỉ định một màu cho từng loại tệp của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định danh mục tệp trong nháy mắt.
- Ví dụ: sử dụng màu đỏ cho hóa đơn y tế, màu xanh lam cho thuế và màu xanh lá cây cho bảo hiểm.
- Đối với các tệp số hoặc bảng chữ cái mã màu, hãy chỉ định màu cho một dải số hoặc bảng chữ cái, chẳng hạn như tạo tệp 1-25 hoặc A-G màu xanh lục, 25-50 hoặc H-M màu tím và 50-75 hoặc N-R màu vàng.
Bước 5. Đưa thông tin liên quan bổ sung vào thư mục tệp
Thêm thông tin bổ sung để mô tả nội dung của tệp hoặc bất kỳ hành động nào được yêu cầu cũng sẽ giúp làm cho hệ thống lưu trữ của bạn hiệu quả hơn. Để thực hiện việc này, bạn có thể muốn thêm 1 hoặc nhiều mục sau:
- Số hoặc tên tệp
- Tiêu đề tệp
- Ngày mở và đóng tệp
- Tên của bộ phận hoặc đội
- Số hồ sơ máy tính
- Ngày thải bỏ và phương pháp xử lý
Phương pháp 3/3: Sắp xếp giấy tờ thành tập tin
Bước 1. Đặt tài liệu gần đây nhất lên đầu tệp
Sử dụng ngày được liệt kê trên tài liệu để giúp bạn thực hiện việc này. Sau khi bạn đã chuẩn bị xong giấy tờ và hệ thống nộp hồ sơ được thiết lập, bạn có thể bắt đầu xếp các mục vào hồ sơ. Luôn đảm bảo giữ các tài liệu gần đây nhất cho mỗi tệp ngay trên đầu để chúng dễ dàng truy cập.
Ví dụ: nếu bạn có một hồ sơ về bảo hiểm cho chủ sở hữu nhà của mình, thì bạn sẽ muốn đặt hồ sơ gần đây nhất về bảo hiểm của chủ nhà đã trả của bạn ở đầu hồ sơ
Bước 2. Giữ các tệp đính kèm với các tài liệu mà chúng có liên quan
Nếu bạn có bất kỳ biên nhận liên quan hoặc các tài liệu khác cần được giữ cùng với tài liệu khác, hãy đảm bảo giữ chúng cùng nhau trong cùng một tệp. Bạn thậm chí có thể muốn ghim hoặc kẹp giấy đính kèm vào mặt sau của tài liệu.
Ví dụ: nếu bạn có biên lai thanh toán hóa đơn điện, hãy ghim vào sau hóa đơn phòng trường hợp cần đối chiếu
Bước 3. Đặt các tài liệu lớn vào các phong bì riêng biệt
Bạn có thể gửi các phong bì này vào sau các tệp có liên quan đến chúng. Đảm bảo bao gồm mô tả nội dung ở mặt trước của phong bì. Điều này sẽ giúp loại bỏ sự lộn xộn trong các tệp của bạn và cải thiện hiệu quả của hệ thống lưu trữ của bạn.
Ví dụ: nếu bạn có các bản thiết kế cho một dự án bạn đang thực hiện, bạn có thể đặt chúng vào một phong bì lớn
Bước 4. Nộp tài liệu gốc và hủy bất kỳ bản sao nào
Không gửi các bản sao sẽ giúp tránh nhầm lẫn khi bạn đang tìm kiếm một mục trong tệp của mình. Nếu bạn bắt gặp bất kỳ bản sao nào, hãy loại bỏ chúng và chỉ gửi tài liệu gốc.
Nếu bạn không chắc tài liệu nào là tài liệu gốc, thì bạn có thể cần phải nộp cả hai mục để chắc chắn rằng bạn có tài liệu gốc. Tuy nhiên, cố gắng không làm điều này quá thường xuyên nếu không các tệp của bạn sẽ bị cồng kềnh nhanh chóng
Lời khuyên
- Nếu bạn không chắc có nên nộp hoặc tái chế một món đồ hay không, hãy giữ nó trong 30 ngày và sau đó đánh giá lại.
- Quét các tài liệu không cần thiết là một cách hay khác để loại bỏ giấy lộn xộn trong khi vẫn duy trì thông tin trong tài liệu trong trường hợp bạn cần.
